home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 045a / fyi.zip / FYI!.DOC next >
Text File  |  1991-12-01  |  18KB  |  478 lines
  1.           FYI!  Network Public Message System
  2.           Copyright (c) Christopher P. Garrison - 1991
  3.           for Twisted Pair Software 
  4.           =================================================================
  5.  
  6.  
  7.           Acknowledgement
  8.           _______________
  9.  
  10.  
  11.           Thanks to Michael J. Barton for suggestions and help in
  12.           developing FYI!.
  13.  
  14.  
  15.  
  16.           Purpose
  17.           _______
  18.  
  19.  
  20.           One of the challenges facing any network administrator is to find
  21.           a way to distribute information to users on the network in a
  22.           timely fashion, and with as little use of time and network
  23.           resources as possible.  Most often, LAN administrators distribute
  24.           information via E-Mail, using either the network operating
  25.           system's E-mail utility, or one of the many commercially
  26.           available E-mail programs.  Generally, a LAN administrator sends
  27.           an E-Mail message to each network user, or to a specified group
  28.           of users.  However, this distribution system has two distinct
  29.           problems: 
  30.  
  31.                1.   Each repetition of an E-mail message is a waste of disk
  32.                     space resources;
  33.  
  34.                2.   Users who choose to ignore the E-mail, or delete it
  35.                     without reading it, may miss important information.
  36.  
  37.           Sometimes you need to inform users of certain things whether they
  38.           want to know or not.
  39.  
  40.           FYI! is an information distribution system for networks which
  41.           handles the problems listed above.  It allows a network
  42.           administrator to automatically display a single copy of a message
  43.           file to users at login (Automatic mode), forcing users to view
  44.           every message designated by the LAN administator as "Non-
  45.           Optional".  It also provides another interface which allows
  46.           users to select messages to view from a menu (Manual mode).  A
  47.           third interface (Supervisor mode) allows the System Administrator
  48.           to add or delete messages, change the priority (viewing order in
  49.           Automatic mode), beginning and ending dates, (dates to be
  50.           displayed in Automatic mode) and whether the message is
  51.           "Optional" (viewable only in Manual mode) or "Non-Optional"
  52.           (displayed in Automatic mode, based on the beginning and ending
  53.  
  54.                                         Page 1           FYI!  Network Public Message System
  55.           Copyright (c) Christopher P. Garrison - 1991
  56.           for Twisted Pair Software
  57.           =================================================================
  58.  
  59.  
  60.           date of the message).  Supervisor mode also allows the network
  61.           supervisor to view messages as they would be viewed by normal
  62.           users both in Automatic and Manual modes.
  63.  
  64.  
  65.  
  66.           Installation
  67.           _____________
  68.  
  69.  
  70.           To install FYI!, create a network directory for the FYI! program
  71.           file (FYI!.EXE), and message database (MESSAGE.DBF).  This
  72.           directory will also contain the ASCII text files which will be
  73.           displayed as messages.  If you are installing FYI! on a Novell
  74.           Netware 386 Network, users must be granted READ and FILE SCAN
  75.           rights in the FYI! directory.  The FYI!.EXE file and MESSAGE.TXT
  76.           files should be flagged Read-Only and Shareable to prevent
  77.           accidental deletion.  The LAN administrator or FYI! supervisor
  78.           must have full rights in the FYI! directory.
  79.  
  80.           After installing the program files, create some ASCII text files
  81.           to be displayed as messages.  Message files are limited only by
  82.           the following rules:
  83.  
  84.                1.   All message files must have the file extension ".TXT".
  85.  
  86.                2.   Message file size must be less than 64kb.
  87.  
  88.                3.   The first 50 characters of your message file (or all of
  89.                     the characters up to the first carriage return if it is
  90.                     within the first 50 characters) will be used to create
  91.                     a menu listing for the message in Manual mode.
  92.  
  93.           After you have created your message files and copied them to the
  94.           FYI! directory, the next step is to run FYI! in Supervisor mode
  95.           to add a record for each message file to the MESSAGE.DBF file
  96.           (For more information, see the section labeled SUPERVISOR MODE
  97.           below).  
  98.  
  99.           To run FYI! for some or all network users at login in Automatic
  100.           mode, edit your login.bat file, autoexec.bat file, or other
  101.           startup file to include the following line:
  102.  
  103.                FYI! A
  104.  
  105.  
  106.  
  107.                                         Page 2           FYI!  Network Public Message System
  108.           Copyright Christopher P. Garrison - 1991
  109.           for Twisted Pair Software 
  110.           =================================================================
  111.  
  112.  
  113.           If you want to allow access to users in Manual mode, install a
  114.           menu option on your shell/menu system of choice to run the
  115.           following command:
  116.  
  117.                FYI! M 
  118.  
  119.  
  120.  
  121.           Message Files
  122.           _____________
  123.  
  124.  
  125.           FYI! message files are simply ASCII text files which exist in the
  126.           same directory as the FYI! program and database files.  In order
  127.           for FYI! to recognize them, message files must have the file
  128.           extension ".TXT".  You can use any any ASCII editor or word
  129.           processor with the ability to save ASCII or "DOS text" files to
  130.           create message files.  Keep in mind when creating your message
  131.           files that the first line (up to the first carriage return) or
  132.           the first 50 characters of the ASCII file (if there is no
  133.           carriage return in the first fifty characters) will be used to
  134.           create the menu option to be displayed when FYI! is run in Manual
  135.           mode.  You may want to use these characters to summarize the
  136.           message.  
  137.  
  138.           FYI! can display any ASCII file up to 64K; however, depending on
  139.           the available RAM on your network workstations, you may want to
  140.           limit your messages to much smaller sizes.
  141.  
  142.  
  143.  
  144.           Running FYI! - Supervisor Mode
  145.           ______________________________
  146.  
  147.           To run FYI! in "Supervisor" mode, enter the following command:
  148.  
  149.                FYI! S
  150.  
  151.           In Supervisor mode, the System Administrator can add or delete
  152.           records in the message database, set beginning and ending dates
  153.           for messages to be displayed in Automatic mode, determine whether
  154.           or not a file will be displayed in Automatic mode, and set the
  155.           priority (display order) for Automatic messages; it also allows
  156.           the system administrator to preview the messages in both
  157.           Automatic and Manual modes.
  158.  
  159.  
  160.                                         Page 3           FYI!  Network Public Message System
  161.           Copyright (c) Christopher P. Garrison - 1991
  162.           for Twisted Pair Software 
  163.           =================================================================
  164.  
  165.  
  166.           When you start FYI! in "Supervisor" mode, you will see the FYI!
  167.           Maintenance Menu:
  168.  
  169.  
  170.                                                                
  171.                                     Maintenance Menu           
  172.                                                                
  173.                              Update Message Base               
  174.                              View Messages in Automatic Mode   
  175.                              View Messages in Manual Mode      
  176.                              Quit                              
  177.                                                                
  178.  
  179.           Select 'Update Message Base' to enter new records.  Records in
  180.           the message database contain the following fields: 
  181.  
  182.                Filename
  183.                Start (date)
  184.                End (date)
  185.                Priority
  186.                Optional
  187.  
  188.           'Filename' is the name of the ASCII file (without extension)
  189.           to be displayed, 'Start' and 'End' are date fields which are used
  190.           to control the time span when a certain message will be displayed
  191.           in Automatic mode, 'Priority' determines the order in which the
  192.           files will be displayed in Automatic mode, and 'Optional'
  193.           determines whether or not a message will be displayed in
  194.           Automatic mode.  Entering 'N' in the Optional field forces a
  195.           message to be displayed in Automatic mode.  All message files
  196.           listed in the database are included in the menu in Manual mode,
  197.           regardless of 'Start' and 'End' dates, Priority, or whether or
  198.           not the message is optional.
  199.  
  200.           The other two options on the Supervisor menu allow the system
  201.           administrator to view the messages in the same way a normal user
  202.           would view them in Automatic and Manual modes, and then return to
  203.           the Maintenance Menu in case further changes are necessary.
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.                                         Page 4           FYI!  Network Public Message System
  214.           Copyright (c) Christopher P. Garrison - 1991
  215.           for Twisted Pair Software 
  216.           =================================================================
  217.  
  218.  
  219.           Automatic Mode 
  220.           ______________
  221.  
  222.  
  223.           Automatic mode is designed to be run each time users login to the
  224.           network.  To set up Automatic mode, edit the system login script,
  225.           login batch file, or user login script to include the following
  226.           line:
  227.  
  228.                FYI! A
  229.  
  230.           When FYI! is run with the 'A' option, it checks the message
  231.           database to see if there are any messages which should be
  232.           displayed on the current date.  Automatic messages must have
  233.           appropriate beginning and ending dates, and must have their
  234.           optional field set to 'N'.  If no active messages are found,
  235.           control is returned to the calling script or batch file.  If one
  236.           or more active messages are found, they are displayed in the
  237.           order determined by the system administrator in the 'Priority'
  238.           field.  When the last message is displayed, control is returned
  239.           to the calling program.
  240.  
  241.           You may want to display different messages to different groups of
  242.           users.  There is nothing currently in FYI! which will allow you
  243.           to do this (however, watch for future updates) but you can
  244.           accomplish the same purpose under Novell Netware using the
  245.           following steps:
  246.  
  247.                1.   Create FYI! directories for each group.
  248.  
  249.                2.   At login, map a network drive to the appropriate FYI!
  250.                     directory, and then run the FYI! startup command from
  251.                     that drive.
  252.  
  253.           I realize this is a little bit counter-productive if the object
  254.           is to save disk resources, but it is still less wasteful than
  255.           distributing the same files to each member of a group or groups. 
  256.  
  257.           You need only one registered copy to set FYI! up this way, as
  258.           long as it is not being done across servers.  (In other words,
  259.           one registered copy per server gives you unlimited usage on that
  260.           server.)
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.                                         Page 5           FYI!  Network Public Message System
  267.           Copyright (c) Christopher P. Garrison - 1991
  268.           for Twisted Pair Software 
  269.           =================================================================
  270.  
  271.  
  272.           Manual Mode
  273.           ___________
  274.  
  275.  
  276.           To run FYI! in Manual mode, enter the following command:
  277.  
  278.                FYI! M
  279.  
  280.           (Manual mode also runs by default if no parameter is passed at
  281.           the command line.)  In manual mode, FYI! displays a menu option
  282.           for each record in the message database.  Each menu option
  283.           consists of the first line up to the first carriage return in the
  284.           ASCII message file, or the first fifty characters, if there is no
  285.           carriage return in that string.  The user can select a message to
  286.           view by placing the menu light-bar on the menu option and
  287.           pressing ENTER.
  288.  
  289.           After the selected message has been viewed, the user returns to
  290.           the message selection menu.  Pressing ESC at the selection menu
  291.           exits the program.
  292.  
  293.           Manual mode could be used to allow users to view less critical
  294.           (optional) messages, and to allow users to go back and re-read
  295.           messages displayed in Automatic mode without having to login
  296.           again.
  297.  
  298.  
  299.  
  300.           Help mode
  301.           _________
  302.  
  303.           Entering   FYI! ? <CR>   at a prompt will display a list of the
  304.           parameters which can be passed to FYI!, and which program option
  305.           each parameter will activate.
  306.  
  307.  
  308.  
  309.           Function Keys - F9 (Print Message)
  310.           __________________________________
  311.  
  312.  
  313.           Users can print the FYI! message they are currently viewing by
  314.           pressing F9.  F9 sends the ASCII text file currently being viewed
  315.           to LPT1.  FYI! assumes that printing is being handled by the
  316.           Novell Netware "Capture" command, or that the printer connection
  317.  
  318.  
  319.                                         Page 6           FYI!  Network Public Message System
  320.           Copyright (c) Christopher P. Garrison - 1991
  321.           for Twisted Pair Software 
  322.           =================================================================
  323.  
  324.           at the user's station is parallel.  If there is no parallel
  325.           printer attached, and no "Capture" statement active, FYI! will
  326.           return the following message to the user:
  327.  
  328.                   No printer detected.  Press any key....
  329.  
  330.  
  331.  
  332.           Function Keys - F10 (Help)
  333.           __________________________
  334.  
  335.           The F10 key displays a pop-up help screen with information about
  336.           cursor movement, in Automatic and in Manual mode, or about
  337.           editing the message database in Supervisor mode.
  338.  
  339.  
  340.  
  341.           Program Information
  342.           ___________________
  343.  
  344.           FYI! was written in Clipper, Summer '87 version.
  345.  
  346.           FYI! has been tested on a Novell Netware 386 version 3.1 network. 
  347.           The code in FYI! is network generic - that is, there is nothing
  348.           in the program which is specific to any particular version of
  349.           Netware, or even to Netware itself.  I currently do not have the
  350.           opportunity to test FYI! on a non-Novell network, but I would
  351.           appreciate feed-back from anyone out there who has occasion to do
  352.           so.
  353.  
  354.           Future Development
  355.           __________________
  356.  
  357.           The following are examples of program enhancements currently
  358.           under consideration for the next version of FYI!:
  359.  
  360.           1.   A pop-up menu box listing .TXT files in the current
  361.                directory, allowing the system administrator to select
  362.                filenames to be added to the message database.
  363.  
  364.           2.   A function allowing the system administrator to display
  365.                different automatic messages to different users based on
  366.                Novell Netware group security.
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.                                         Page 7           FYI!  Network Public Message System
  373.           Copyright (c) Christopher P. Garrison - 1991
  374.           for Twisted Pair Software
  375.           =================================================================
  376.  
  377.  
  378.           Registration
  379.           ____________
  380.  
  381.  
  382.           This program is being distributed under the Shareware concept,
  383.           which means that you get a chance to try before you buy.  If you
  384.           find this product useful, I encourage you to register a copy or
  385.           copies with me.  Twisted Pair Software is currently a shoestring
  386.           operation, so registering will only get you an "official" FYI!
  387.           distribution disk and peace of mind.   But if you would like to
  388.           see further development of FYI!, or if you have suggestions for
  389.           future enhancements, this is the way to let me know.  Registered
  390.           users will be notified of new releases of FYI!; and if I use one
  391.           of your suggestions in a new version, you'll get that version for
  392.           free.
  393.  
  394.  
  395.           The registration fee is $40.00 per network file server. (One
  396.           registered copy per server.)
  397.  
  398.  
  399.           To register, print out the file REGISTER.DOC, and fill it out.
  400.           Mail it to me at the address listed on the form along with a
  401.           check for the appropriate amount.
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.                                         Page 8           FYI!  Network Public Message System
  426.           Copyright (c) Christopher P. Garrison - 1991
  427.           for Twisted Pair Software
  428.           =================================================================
  429.  
  430.  
  431.           Miscellaneous
  432.           _____________
  433.  
  434.  
  435.           This software is provided "as is", without any  warranty of any
  436.           kind, either expressed or implied, including, but not limited to,
  437.           the implied warranties of merchantability and fitness for a
  438.           particular purpose.  The entire risk as to the quality and
  439.           performance of the software is with you.  Should the software
  440.           prove defective, the user, NOT the author or Twisted Pair Software, 
  441.           assumes responsibility for the entire cost of all necessary 
  442.           servicing, repair or correction.
  443.  
  444.  
  445.           In no event shall be liable to the user for any damages, including
  446.           lost profits, lost savings or other incidental or consequential 
  447.           damages arising out of the use or inability to use this software.
  448.  
  449.  
  450.           Novell Netware 386 is a trademark of Novell, Inc.
  451.  
  452.           Clipper is a trademark of Nantucket, Inc.
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.                                         Page 9